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职场新人知识:如何制定一份合理的工作计划?

面试网2019/9/11 16:03:220人围观
简介职场新人初入职场,也许对工作一些规则也不是很熟悉,也没有一个好的方法,更加高效完成每一项工作,让自己工作日内的八小时有充分的利用。不知道大家有没有想过,也许是自己没有好好计划自己的工作,导致每天在工作...

  职场新人初入职场,也许对工作一些规则也不是很熟悉,也没有一个好的方法,更加高效完成每一项工作,让自己工作日内的八小时有充分的利用。不知道大家有没有想过,也许是自己没有好好计划自己的工作,导致每天在工作中都不知道应该处理什么事情呢?今天,小编就来跟大家说说怎么样做好工作计划,让大家高效完成自己的工作。

一、了解工作计划的重要性

  “工作计划真的这么重要吗?我不用工作计划也知道自己每天要做什么啊~~”这是很多新人的误区,以为自己已经了解了工作的内容,就可以不用做计划了!其实这只是我们的一种错觉,你们慢慢就会发现,自己的工作状态存在着很多不足的地方,也许在某一项重要的工作中,就会犯下错误;也许自以为忙了一天其实什么也没有做......为了避免这些情况,我们还是老老实实写下自己的工作计划吧!弄清楚自己在一天内究竟做了什么,是不是有效率进行了这些工作。

二、那么如何去写一份有效的工作计划?

  简而言之就是定目标,盯过程,拿结果,具体操作起来有以下4个步骤:

1、确定目标,确保努力方向一致

  目标其实很容易理解,就是我们在一个周期内,想要达成的一个结果。但往往很多工作计划,在制定目标的时候,就已经错了,也就是我们常说的目标不合理。

  合理的目标具有4个特征:①与上层目标一致,能够支撑整体目标的实现;②符合SMART原则;③目标能够被分解,责任到人;④目标具有挑战性。

  首先,通过OKR可以实现多个层级之间的目标统一,即努力方向一致,确保大家都是在朝着一个方向使劲。其次,通过SMART原则确保制定出的目标是具体的,可衡量的,能被所有成员接受的,可实现的,有时间限制的目标来。

  在确定的目标的时候,一定要拒绝“口号”式目标。管理层既不能陷于空想、好大喜功,把某种不切实际的欲望当作要付诸行动的目标,因为这样的目标最后一定是指向失败的;还要根据公司的实际情况,诸如现有资源,员工个人素质、外部行业环境等使工作计划的目标既切合实际,又基本可行。

2、制作行动方案,每一步每个人都清晰明了

  合理的目标最后一定是会量化出一个具体的数字,而这些数字背后都得有一套策略的支撑,这就是确定行动方案。

  在这个过程中,我们要思考利用什么样的资源,可以完成既定的目标?若发生特殊状况,通过什么行动,利用什么样的资源来应对……之类的问题。

  其实,这个过程其实就是把目标分解成了具体的任务或工作,并且还要责任到人。我们可以用“5W2H”方法,去系统地确定具体的行动方案:

  ①what(做什么):要实现的目标和要交付的成果;

  ②WHY(为什么):公司的目标和部门的计划;

  ③WHO(谁来做):主要负责人、核心负责人以及其他参与人员;

  ④WHEN(什么时候完成):工作排期和截止时间;

  ⑤HOW(怎么做):关键结果和具体实施方案;

  ⑥WHERE(在哪里做):在什么地方进行这项工作;

  ⑦HOW MUCH(需要多少资源):具体的预算、人员安排等支持。

  在这个过程中的,HOW即怎么做无疑是重中之重,是具体的执行的方案,也就是方法论了,直接影响到最后的目标能否达成,所以必须要进行慎重的思考和制定。

  但是,其他方面的内容也是很有必要的,整个确定行动方案的过程就是让每个人都清晰的知道自己需要在什么时间之前,做好什么样的事情,也是一个统一协调的过程。

3、任务排序,分清事情的轻重缓急

  那么当工作被分解出来之后,每个工作对最后目标的达成的贡献度是不同的,此时,我们就需要分清所有需要做的工作事项的轻重缓急,即哪些工作是要重点完成的?哪些工作需要大家合力进行的?

  这些都需要提前规划好以及分配到具体的责任人,否则在具体的执行过程中,就会出现断层,最终导致目标不能及时完成。

  因为很多项目都是需要一些人合力完成的,只要有一个人的工作进度不能跟上来,势必就会影响最后完成的时间节点了。

  但是我们在具体的工作分配中,肯定每个人分到的工作内容的重要程度是不一样的,比如A重点负责这个项目,他拿到工作是最多的,这就是他的重点工作,他的重视程度会很高;但是B是要辅助这个项目,他拿到的工作量是次要的,对他而言这个工作对他的重要性不是太高,他就可能把自己的精力放在自己更重要的工作上去。

  于是就会出现这么一种结果,A很好的完成了自己负责的重要部分,结果B却因为自己忙于其他事情,而导致剩余的少量工作没有完成,最终拖累了项目的整体完成进度。

  所以分清事情的轻重缓急,其关键是要做到个人目标与团队目标轻重缓急的相统一。这个过程既需要所有成员对目标的精准理解,也需要执行过程中的相关跟追和相互交流,确保计划执行互不脱节。因而,闷头做事是不行的,还需要抬头看看天,与四周的人进行交流。

4、用结果说话,保证目标的最终达成

  我们做工作计划的本意是为了更好的达成目标,而这个过程是要借助执行才能够实现的。我们在计划中所罗列的具体执行方案就是为了保证目标的达成。

  所以,整个环节最重要的一个步骤就是执行,那如何去监督员工的执行呢?盯着员工去工作吗?这显然是不合理的,也是不现实的。

  那么最好的方法就是看结果,结果可以很好地表明员工的整个执行情况,同时还能反应出整个计划的是否合理。

  如果一个员工按照我们既定的计划和步骤认真去执行,在确定他的执行力没有问题的情况下,所取得的结果不是很理想的话,就反过来说明目标和策略中可能具有一些问题,可能是目标不合理,脱离了现实,也有可能是我们制定的具体工作方法有问题。

  通过结果,我们可以很及时的发现工作中存在的问题,然后进行思考和总结,并提出新的解决方法,最终促使目标的达成。

  很多人会认为工作计划已经制定了,我们就需要按照这个要求来执行就可以了,其实我们是很难准确地预见未来,所以在开始工作时会出现一些意外的情况或是计划中疏忽考虑的因素,这就要求我们在实际变化中按需进行调整。

  因而,我们在整个工作计划的执行过程中,一定要有对结果的追踪机制,以便把控整体工作进度并适时调整。

  ①建立汇报机制(周报、月报):例如,可以每周召开OKR例会,和小组成员一起,更新OKR执行和完成情况。

  ②任务分解到人,实时跟进:针对一些重点项目,可以使用燃尽图或甘特图等工具,让执行情况清晰透明。

  最后,通过以上4个步骤的深入分析,我们就可以确定了一个有效的工作计划的基本内容:

  ①工作内容:明确目标,数量、额度、程度。

  ②工作分工:明确由谁来完成,落实责任和标准。

  ③工作方法:明确完成的方法,包括人员组合、服务内容、销售方法、产品结构。

  ④工作进度:明确完成的时间。

  ⑤工作汇报和反馈:在执行过程中发现问题,对人员和方法进行更合理的调整,确保工作计划的顺利进行。

  相信你们如果能把工作计划做到以上那样,会有不错的收获。以上就是今天小编为大家总结的工作计划的制作方法,希望大家在工作中都能利用计划,让自己得到有效的提升!

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